Makalah Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web

PENDAHULUAN Perkembangan dunia IT sekarang ini sudah banyak meningkat di berbagai instansi masyarakat baik swasta maupun negeri, hal tersebut dapat meningkatkan kinerja para pegawai dalam hal waktu dan efisiensi, terutama dalam penggunaan sebuah perangkat komputer. Sebuah instansi yang bagus harus memiliki sebuah aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang kinerja instansi tersebut. 

Manfaat yang bias dirasakan dari perkrmbangan teknologi yaitu pengelolaan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses pengolahan data dan sistem bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien.

Dari penjelasan uraian di atas, pengolahan data yang dilakukan secara manual mulai dihilangkan dan diubah menjadi sitem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses pengolahan data sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Salah satu instansi di bidang pendidikan, Sekolah Bisnis IPB masih menggunakan sistem manual pada proses pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi kurang efisien. 

Pada pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam buku besar yang diurutkan berdasarkan tanggal, Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada buku besar sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan. 

Oleh karena itu, akan dibuat suatu program yang menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan surat keluar, serta pelaporan surat masuk dan surat keluar berbasis web. Dengan program tersebut, diharapkan bisa meningkatkan kinerja Sekolah Bisnis IPB.

Pembuatan program tersebut diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di tempat manapun. Selain itu, diharapkan program ini bisa menghasilkan pelaporan yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi Sekolah Bisnis IPB bagi pengembangannya.

1.   Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Dalam tahapan ini penyusun telah melakukan studi kasus atau observasi pada instansi Sekolah Bisnis IPB dan menganalisa prosedur surat-menyurat yang berjalan di tempat tersebut.

2.   Desain

Desain perangkat lunak yang digunakan oleh penyusun berdasarkan kebutuhan dari pengguna yaitu desain pembuatan perangkat lunak termasuk Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Stnrcture (LRS), struktur navigasi, struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dan tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya.

3.   Pembuatan Kode Program

Pada tahap ini, penyusun menggunakan Adobe Dreamweaver, php, javascript. untuk mendukung pembuatan program, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program.

4.   Pengujian

Setelah proses pengkodean selesai, dilanjutkan dengan proses pengujian pada program perangkat lunak, baik pengujian lokal internal, maupun pengujian ekstemal fungsional untuk memeriksa segala kemungkinan terjadinya kesalahan dan memeriksa apakah hasil dari pengembangan tersebut sesuai dengan hasil yang diinginkan oleh pengguna dan admin sendiri.

5.   Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

Proses pemeliharaan merupakan bagian paling akhir dari siklus pengembangan dan dilakukan setelah perangkat lunak dipergunakan. Kegiatan yang penyusun lakukan pada proses pemellharaan yaitu dengan mengoreksi apabila terdapat kesalahan pada perangkat lunak yang bm terdeteksi pada saat perangkat lunak digunakan dan melakukan penyesuaian atau perubahan sesuai dengan lingkungan, misalnya hardware, sistem operasi atau sebagai tuntutan atas perkembangan sistem komputer yaitu penambahan driver.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis membatasi masalah pada pembuatan tampilan frontend, tampilan backend, user per divisi, penulisan surat dalam aplikasi web, penomoran surat masuk dan keluar, pendistribusian surat masuk dan keluar, pengarsipan surat, dan pelaporan jumlah surat masuk dan keluar dalam periode waktu satu bulan.

1.5 Sistematika Penulisan Laporan

Sistematika penulisan memaparkan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis di dalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas untuk mempermudah pemahaman terhadap laporan ini, sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang masalah, perumusan dan batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, metode penelitian, teknik pengumpulan data serta sistematika penulisan laporan sehingga penulisan tugas akhir ini memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis menguraikannya yang terdiri dari landasan teori konsep dasar web, program yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini, serta teori pendukung yang berkenaan dengan topik dan fokus pada tugas akhir ini.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang analisis kebutuhan, perancangan perangkat lunak (rancangan antarmuka, rancangan basis data; rancangan struktur navigasi), spesifikasi file, implementasi dan pengujian unit.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan akhir dari sistem bejalan dan saran saran atau pemikiran yang bersifat membangun dalam pengembangannya di masa depan.

­BAB II
LANDASAN TEORI

2.1.        Konsep Dasar Web

2.1.1.    Website

 Menurut Sidik dan Pohan (2007:6) “World Wide Web merupakan suatu layanan penyajian informasi di internet dengan menggunakan HTML. Web identik dengan internet, karena kepopulerannya saat ini, web sudah menjadi interface aplikasi untuk melakukan transaksi dan sajian informasi yang lengkap dari seluruh dunia”.

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam, atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis ataupun interaktif yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).

1.    Internet

Menurut Shalahuddin dan Rosa (2008:3) “Internet atau internetwork adalah sekumpulan jaringan berbeda yang saling berhubungan bersama sebagai satu kesatuan dengan menggunakan berbagai macam protokol, salah satunya adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)”.

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer yang luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara dengan negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif

2.    Web server

Menurut Bahtiar (2008:1) “Web Server adalah server internet yang mampu melayani koneksi transfer data dalam protokol HTTP (hypertext transfer ptotokol)”.

a.              Xampp

Menurut Nugroho  (2008:2) “Xampp merupakan suatu bundel web server yang  populer digunakan karena kemudahan instalasinya yang berbasis Open Source, interpreter dan user interface yang telah dikonfigurasikan dan siap digunakan”. Beberapa paket yang telah disediakan diantaranya adalah:

1)        Apache

2)        MySQL

3)        PHP

4)        FilZilla FTP Server

5)        phpMyAdmin, dan lain-lain.

Dengan adanya dukungan beberapa paket diatas maka semua kebutuhan untuk belajar PHP dapat terpenuhi.

b.             MySQL

Menurut Kadir (2008:15) MySQL (baca mai-se-kyu-el) merupakan software yang tergolong database server yang bersifat Open source. Open Source itu menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL), hal menarik lainnya adalah MySQL juga bersifat multiplatform atau dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi.

Menurut Kadir (2008:17) contoh kode atau skrip dasar MySQL sebagai berikut :

1)        Membuat database

create database name_database;

2)        Masuk database

use name_database;

3)        Membuat tabel

create database name_database(name_field1 varchar(lenght) not null, name_field2 varchar(lenght) not null;

4)        Menambah Record

Insert intoname_table (name_field1, name_field2,  name_field3) values (“isi”, “isi”, “isi”);

5)        Merubah record

update from name_table where name_field=nilai_field;

6)        Menghapus record

delete from name_table where name_field=nilai field;

7)        Menampilkan record

select*from name_table;

8)        Menampilkan hanya sebagian record

Select name_table1=name_field1, name_table2=name_field2, from name_table;

9)        Tampilkan record dengan suatu syarat

select name_table name_field from name_table where name_table_field_syarat=nilai field_syarat

10)      Menampilkan dua tabel yang berhubungan

select name_table1. name_field1, name_table2. name_field2 name_table1,name_table2 where name_table1. name_field= name_table2.name_field;

3.    Web Browser

Menurut Sidik dan Pohan (2007:5) “Web browser adalah software yang digunakan untuk menampilkan informasi dari server web. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan user interface grafis, sehingga pemakai dapat dengan melakukan ‘point dan click’ untuk pindah antar dokumen”.

2.1.2.  Bahasa  Pemrograman         

1.         PHP (Hypertext Prepocessor)

Menurut Andi (2014:33) “PHP merupakan bahasa berbentuk script yang ditempatkan di dalam sever baru kemudian diproses, kemudian hasil pemrosesan dikirimkan kepada web browser klien”.

Untuk penulisan sintaks PHP, harus diawali dengan tag . Sedangkan sintaks untuk menampilkan dalam web browser anda dapat menggunakan perintah print atau echo. Selain itu, php juga bisa anda tuliskan di dalam skrip HTML.

2.       CSS (Cascading Style Sheet)

Menurut Andi (2014:5) “CSS merupakan bahasa pemograman yang khusus menangani tampilan tiap elemen di dalam dokumen HTML. Dengan memanfaatkan CSS, struktur kode HTML kita akan terlihat rapi dan terstruktur”

CSS diperkenalkan untuk pengembangan website pada tahun 1996. Nama CSS didapat dari fakta bahwa setiap deklarasi style yang berbeda dapat diletakkan secara berurutan, yang kemudian akan membentuk hubungan parent child pada setiap style.

3.         Javascript

Menurut Andi (2014:15) “Javacript adalah bahasa pemograman script pada browser, atau biasa disebut dengan istilah client side programming ”.

Javascript sendiri merupakan bahasa scripting yang bekerja disisi client/browser sehingga website bisa lebih interaktif.

4.         HTML

Menurut Andi (2014:2) “HTML adalah singkatan dari Hyper Text Markup Language. HTML merupakan bahasa (kode) yang digunakan untuk membuat halaman web. HTML bukanlah bahasa prosedur seperti C, C++, atau Pascal. HTML lebih kepada bahasa yang menetapkan corak paparan dokumen pada browser”.

2.1.3  Basis Data

Menurut Silberschatz dalam buku Simarmata dan Prayudi (2006:1) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data. Tujuan utama sistem manajemen basis data adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basis data secara mudah dan efisien.

2.1.4  Model Pengembangan Perangkat Lunak

Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:28) menjelaskan bahwa “Model SDLC air terjun (water fall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”.

Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support). Berikut penjelasannya:

1.    Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

2.    Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

3.    Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4.    Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan..

5.    Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari tahap analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru.

2.2.    Teori Pendukung

2.2.1. Struktur Navigasi

Menurut Prihatna (2005:51) “Struktur Navigasi adalah Susunan menu atau hirarki dari suatu situs yang menggambarkan isi dari setiap halaman dan link atau navigasi tiap halaman pada suatu situs web”. Struktur navigasi suatu situs web sangat dipengaruhi oleh tujuan dari situs web yang akan dibuat. Struktur navigasi dapat digolongkan menurut kebutuhan akan objek, kemudahan pemakaian, keinteraktifitasannya, dan kemudahan membuatnya yang berpengaruh terhadap waktu pembuatan situs web. Bentuk dasar dari pembuatan struktur navigasi adalah sebagai berikut :

a.         Linear (Satu alur)

Linear (satu alur) merupakan struktur yang hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut. Dengan kata lain struktur ini hanya dapat menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya. Tampilan yang dapat ditampilkan pada struktur jenis ini adalah satu halaman sebelumnya atau satu halaman sesudahnya dan tidak dapat menampilkan dua halaman sebelum atau sesudahnya atau dua halaman sesudahnya. Salah satu yang terpenting dari struktur ini adalah tidak diperkenankan terjadi percabangan.

       Sumber: Prihatna (2005:51)

Gambar II.1 

Struktur Navigasi Linear

b.         Hierarchical (Hirarki)

Struktur Hierarchi (bercabang) ini percabangan untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu. Tampilan pada menu pertama akan disebut sebagai Master Page (halaman utama kesatu), halaman utama ini akan mempunyai halaman percabangan yang dikatakan Slave Page (halaman pendukung). Jika salah satu halaman pendukung dipilih atau diaktifkan, maka tampilan tersebut akan bernama Master Page (halaman utama kedua), dan seterusnya. Yang terpenting dari struktur penjejakan ini tidak diperkenankan adanya tampilan secara linear.

       Sumber: Prihatna (2005:51)

Gambar II.2 

Struktur Navigasi Hierarchical (Hirarki)

c.         Non Linear (Tidak Berurut)

Struktur penjejakan Non Linear (tidak berurut) merupakan pengembangan dari struktur penjejakan Linear. Pada struktur ini diperkenankan membuat penjejakan bercabang. Pemakai bebas menelusuri website tanpa dibatasi oleh suatu rute dimana kontrol navigasi dapat mengakses kesemua halaman manapun. Percabangan yang dibuat Non Linear ini berbeda dengan percabangan pada struktur Hierarchi, karena pada percabangan Non Linear ini walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan mempunyai kedudukan yang sama tidak ada Master page dan Slave Page.

            Sumber: Prihatna (2005:51)

Gambar II.3

Struktur Navigasi Non Linear

d.         Composite (Campuran)

Composite (Campuran) atau disebut juga struktur penjejakan bebas merupakan gabungan dari ketiga struktur sebelumnya yaitu Linear, Non Linear, dan Hierarchi. Jika suatu tampilan membutuhkan percabangan, maka dapat dibuat percabangan, dan bila dalam percabangan tersebut terdapat suatu tampilan yang sama kedudukannya amaka dapat dibuat struktur Linear dalam percabangan tersebut. Setiap struktur peta penjejakan seperti yang baru dibahas mempunyai fungsi dan tujuan tersendiri, tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk. Penggunaan peta penjejakan bergantung kepada kebutuhan dan tujuan dari web yang hendak dibuat. Semakin kompleks peta penjejakan yang digunakan, maka semakin sulit pula pembuatan page dari peta penjejakan tersebut.

             Sumber: Prihatna (2005:51)

Gambar II.4

Struktur Navigasi Composite

2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD) 

Menurut Simarmata dan Prayudi (2006:67) “Entity Relationship Diagram adalah pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara”.

Relasi adalah hubungan antar beberapa entitas. Kumpulan semua entitas bertipe sama disebut entitas (entity set), sedangkan kumpulan semua relasi bertipe sama disebut kumpulan relasi (relationship).

Struktur logis (skema database) dapat ditunjukan secara grafis dengan diagram ERD yang dibentuk dari komponen-komponen berikut :

1.         Entitas (Entity)

Entitas adalah sesuatu yang nyata atau abstrak dimana kita akan menyimpan data.

2.         Atribut (Attribute)

Atribut adalah ciri umum semua atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu. Sebutan lain atribut adalah properti, elemen data, dan field. Sebuah atribut atau kombinasi atribut yang mengidentifikasikan satu dan  hanya satu instansi suatu entitas disebut kunci utama atau pengenal.

3.         Relasi (Relationship)

Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas, misalnya proses pembayaran pegawai. Kardinalitas menentukan kejadian suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan. Misalnya, mahasiswa bisa mengambil banyak mata kuliah.

4.         Pemetaan Kardinalitas

Menurut Fathansyah (2007:79) “Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain”.  Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa:

a.      Satu ke satu (one-to-one)

Sebuah entitas pada A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada A.

b.        Satu ke banyak (one-to-many)

Entitas pada A berhubungan dengan nol atau lebih entitas pada B. Sebuah entitas pada B dapat dihubungkan dengan paling banyak satu entitas  pada A.

c.         Banyak ke satu (many-to-one)

Sebuah entitas pada A behubungan dengan paling banyak satu entitas pada B. Sebuah entitas pada B dapat dihubungkan dengan nol atau lebih entitas pada A.

d.        Banyak ke banyak (many-to-many)

Sebuah entitas pada A berhubungan dengan nol ata lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B dapat dihubungkan nol atau lebih entitas A.

5.         Metodologi ERD

Tabel II.1

Metodologi ERD

1.    Menentukan Entitas	Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep dimana penggauna akan menyimpan data.
Menentukan Relasi	Menentukan hubungan antar pasangan entitas menggunakan matriks relasi.
Gambar ERD sementara	Entitas digambarkan dengan kotak dan relasi dengan garis yang menghubungkan entitas.
Isi Kardinalitas	Menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan.
Tentukan kunci utama	Menentukan atribut yang mengidentifikasi satu dan hanya satu kejadian masing-masing entitas.
Gambar ERD berdasar Kunci	Menghilangkan relasi many-to-many dan memasukkan primary serta kunci tamu pada masing-masing entitas.
Menentukan atribut	Menuliskan field-field yang diperlukan oleh sistem.
Pemetaan Atribut	Untuk masing-masing atribut, memasangkan atribut dengan satu entitas yang sesuai.
Gambar ERD dengan Atribut	Mengatur ERD dari langkah 6 dengan menambah entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8.
Periksa Hasil	Apakah ERD sudah menggambar sistem yang akan dibangun?

Sumber :Simarmata dan Prayudi (2006:69 )

6.         Logical Record Structured  (LRS)

Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Beda LRS dengan diagram entity relationship diagram nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record

Menurut Ladjamudin (2005:159) aturan-aturan dalam melakukan transformasi ERD ke logical record structure adalah sebagai berikut :

a.      Setiap entity akan diubah ke bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada diluar kotak dan atirbut berada didalam kotak.

b.      Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entity, kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri.

2.2.3. Pengujian Web

Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak. Tujuan dari pengujian adalah untuk menjamin perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang handal, yaitu mampu mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, Analisis, Perancangan, dan Pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.

Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode black box, pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat. Black Box Testing merupakan metode pengujian perangkat lunak yang menguji fungsionalitas aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja.

Menurut Pressman (2010:495), “Black-Box testing berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang memungkinkan engineers untuk memperoleh set kondisi input yang sepenuhnya akan melaksanakan persyaratan fungsional untuk sebuah program”.

Pengujian pada Black Box berusaha menemukan kesalahan seperti:

1.         Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang

2.         Kesalahan Interface

3.         Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

4.         Kesalahan kinerja

5.         Inisialisasi dan kesalahan terminasi

Berbagi :